Política de uso de IA en la empresa: qué debe incluir, con modelo

Una política de uso de IA es un documento corto que dice a tu equipo qué herramientas de inteligencia artificial puede usar, para qué y con qué datos. Es una de las medidas más sencillas para cumplir el artículo 4 del Reglamento europeo de IA y, sobre todo, la forma más barata de evitar que alguien pegue datos de clientes en un chatbot gratuito.

Los diez apartados que no pueden faltar

1. Objeto y alcance: a quién se aplica (toda persona que trabaje para la empresa o en su nombre).
2. Responsable de IA: quién autoriza herramientas y recibe incidencias. En una pyme suele ser gerencia o administración.
3. Herramientas autorizadas: lista cerrada y con qué cuenta. Todo lo que no esté en la lista, no se usa con información de la empresa.
4. Usos permitidos: borradores, resúmenes, traducciones, ideas… siempre con revisión.
5. Usos prohibidos: datos personales en herramientas no autorizadas, información confidencial, decisiones sobre personas sin revisión humana, prácticas prohibidas por el artículo 5 del reglamento, suplantación de personas.
6. Clasificación de datos: público, interno, confidencial y personal, y qué se puede usar en cada caso.
7. Revisión humana y transparencia: todo lo que sale de la empresa lo revisa una persona; los clientes saben cuándo hablan con una IA.
8. Recursos humanos: si usáis IA para seleccionar o evaluar personas, es un uso de alto riesgo con obligaciones reforzadas.
9. Formación: quién debe formarse, en qué plazo y cada cuánto se revisa.
10. Incidencias y revisión: qué hacer si algo sale mal y cuándo se actualiza la política.

Ejemplo de usos prohibidos (para copiar)

• Introducir datos personales de clientes, trabajadores o proveedores en herramientas no autorizadas o en cuentas personales.
• Introducir precios, márgenes, contratos o contraseñas salvo en herramientas autorizadas para ese tipo de información.
• Tomar decisiones sobre personas basándose solo en una IA.
• Enviar o publicar contenido generado por IA sin revisarlo.
• Crear imágenes, audios o vídeos que suplanten a personas reales.

Errores habituales

• Prohibirlo todo: el equipo la usará igualmente, pero a escondidas y con cuentas personales.
• Copiar la política de una multinacional: veinte páginas que nadie lee.
• No nombrar responsable: si nadie autoriza herramientas, cada uno usa la suya.
• No formar: una política sin formación no cambia comportamientos.

Genera la tuya en cinco minutos

Con nuestro curso del artículo 4, el panel de tu empresa genera la política en PDF a partir de tus respuestas (herramientas, usos, responsable), lista para firmar, junto con el inventario, los certificados y el registro de formación.